区人大常委会教科文卫委员会主任  臧  勤

2017年8月25日

主任、各位副主任：

根据区人大常委会工作安排，为促进我区依法履行档案事业行政管理和保管利用职能，更好地服务国民经济和社会发展，教科文卫委员会在区人大常委会分管领导带领下，对区政府贯彻实施《南京市档案条例》（以下简称《条例》）情况开展调研。调研组与区档案局及8个单位档案分管领导、档案员进行了座谈，听取了情况汇报及有关建议、意见，实地查看了区档案新馆、历保集团档案室、净觉寺档案室等3个档案馆（室）。现将调研情况报告如下。

一、基本情况

自2005年《条例》颁布以来，区政府及其职能部门认真贯彻落实，全区档案意识进一步增强，工作体系逐步健全，档案工作服务大局、服务发展的能力和水平正在不断提高。

1、政府重视，档案工作机制不断完善。随着《条例》的贯彻实施，档案工作也越来越引起区政府的重视。一是将档案新馆建设列入《秦淮区“十三五”发展规划》，新馆设于门西A地块16幢，建筑面积8500平方米，立项4620万元，已于2016年启动，预计今年10月投入使用，建成后的新馆在南京区属档案馆中，在软硬件建设上均首屈一指。二是根据市档案局、市财政局的文件精神，按照每年每卷3元的标准，足额拨付档案保护工作经费，保障了档案各项业务的开展。三是将档案工作纳入区绩效考核评分细则，推动机关各部门、各街道、各直属单位完善档案工作机制，规范档案管理。四是加强基层档案网络建设，全区机关、企事业单位、社区等400余家单位建立了基层档案室和基础台帐，其中78家单位档案工作达到了省级标准。

2、依法治档，档案建设迈入法制化轨道。一方面，制定完善档案制度。出台了《秦淮区档案馆收集档案范围实施细则》，并向区人大常委会进行备案；完善了《秦淮区档案局重大行政执法法制审查和备案制度》《秦淮区档案局行政执法公示制度》《秦淮区档案局“双随机、一公开”监管制度》等规章制度，进一步规范行政执法工作；创造性拟定《南京秦淮区非物质文化遗产档案管理办法（征求意见稿）》和《关于加强秦淮区区属国有企业档案工作的意见》。另一方面，依法开展行政执法检查。区档案局依据相关标准，每年对110家机关部门和部分企事业单位开展年度档案工作检查，重点检查档案安全保管、案卷质量、到期档案移交、档案登记等情况，及时发现并解决各单位在档案管理中存在的突出问题，督促按时完成整改任务，通过专项执法检查，增强档案法制意识，推动各单位档案工作规范有序开展。

3、注重实效，资源建设取得明显成效。区档案局认真履行档案监督、指导职能。一是拓宽档案收集渠道。接收机关各部门、单位2007年之前形成的满10年的文书档案及音像、实物等专门档案；加强对“三重”档案的监督指导，实行“三重”档案登记备案；通过向社会征集、上门访谈、老同志口述、现场跟踪拍摄等手段，拓宽照片、录像等档案收集渠道，为历史发展留下鲜活记录。二是加大业务指导力度。每年不定期对各单位档案管理人员开展有针对性的专题业务培训，提高业务技能；推进“标准档案室”创建，指导历保集团创建省三星级档案室，并以此为示范，全力抓好国企档案工作；指导区审计局、区政府办、中华路幼儿园等12家单位通过省级数字档案室验收，进一步推动档案信息化建设。三是加强对撤并单位档案监管。对原劳动局、人事局、计生局等机构改革中被撤并单位，开展档案的整理、归属和移交情况的检查，及时纠正发现的问题、落实整改意见，确保档案保存完整不流失。

4、挖掘特色，档案管理利用效率有效提升。一是加快档案数字化建设步伐。区档案局加大投入、改善条件，建立完善了秦淮区数字档案综合管理平台、秦淮区档案馆核心数据库管理系统、电子文件管理系统等，建立了馆藏全部档案目录数据库，提高档案管理利用效率。二是充分融合秦淮历史文化特色。征集非物质文化遗产档案，开展区域性非物质文化遗产档案管理研究、非物质文化遗产档案数字化管理方式研究；通过口述、录音、录像等形式，建立红色记忆档案，加强名人档案征集，开展宗教活动场所规范化建档，为档案发挥教育功能积累素材。三是广泛开展档案编研工作。利用档案史料图片，举办或配合举办老门东影像记忆展、大家都来拍秦淮——优秀摄影作品展、南京老地名图片展、城南忆事——老南京记忆展等；参与《秦淮地名概览》编纂工作；利用馆藏资源编写了《蒋锡夔大事年表》《徐春华白局创作手稿汇集》等。

二、存在问题

从调研的情况来看，区政府贯彻实施《条例》还存在一些问题。主要有以下三个方面：

1、档案基础工作发展不平衡。由于档案工作的业绩难以一时显现，档案工作在社会经济发展中的重要作用也往往被忽视。目前全区400多家档案室，成功创建省级档案室的只有78家，其中五星的3家，四星的1家。省级数字档案室也只有12家。个别单位档案用房、安全防护还不到位，档案进馆还不及时，档案的保护和利用意识还不够强。

2、档案业务管理需进一步加强。“三重”档案移交接收滞后，“三重”档案特别是重点项目档案，在项目竣工验收后及时移交档案馆的制度未能得到很好落实。档案收集门类不够齐全，各单位普遍注重文书档案收集整理，对图片、声像等种类和载体的档案在形成和收集等环节重视不够，一定程度上造成档案形式单一和匮乏。

3、档案人员专业素质有待进一步提高。随着档案工作领域的拓展、信息化建设的加快和档案查阅利用的增加，对档案工作者的数量和业务素质提出了更高的要求。目前区档案局虽有17个人员编制，但年龄老化，平均年龄47.3岁，最年轻的已有41岁，还由于生病长期不能工作，信息化管理和档案保护技术、档案信息研究开发等专业人才严重缺乏。少数单位没有专业档案工作人员，有的单位虽有档案工作人员，但身兼数职，无法把主要的精力和时间放在档案工作上，造成档案基础业务工作滞后；个别单位档案工作人员变动频繁，造成档案工作脱节。

三、几点建议

档案工作是一项纪录历史、传承文明、服务社会、造福百姓的重要工作，档案管理部门和保管机构应站在对历史负责、为现实服务的高度，进一步贯彻实施好《条例》。为此，提出以下建议：

（一）加大宣传力度，增强档案法制意识。把档案法律法规的宣传教育纳入到普法教育整体计划，发挥传统媒体和新媒体不同宣传渠道的作用，通过开展法治宣传月、国际档案日、档案知识竞赛、档案展览等活动，加大档案法律法规宣传力度。《条例》第四条规定各级人民政府应当保障档案事业的发展与经济和社会发展相适应，区政府要将建档工作纳入重大活动、重大事件、重点项目的检查、考核，同步规划、部署，增强各机关、企事业单位领导和全体人员的档案责任意识，推进依法管档、依法治档、科技兴档。

（二）抓紧新馆建设，添置必要设备。馆藏档案是一个地方经济社会发展最系统、原始、综合的记录和反映，档案馆是传承历史和文化无可替代的场所。要进一步加大对档案工作经费的投入，加快新馆建设装修和设备安装调试的进度，全面提升我区档案馆现代化水平和服务群众的能力。在新馆展陈设计中，前瞻性考虑预留文化交流空间，加强与老百姓的互动，发挥好档案馆“爱国主义教育基地”和“中小学生档案教育社会实践基地”的作用，尽快打造特色鲜明的公共档案馆。

（三）强化监督指导，实现档案规范管理。加大档案资源建设力度，加强电子文档、照片、声像等档案的收集整理，特别是秦淮特色档案的征集工作，使馆藏档案更加丰富、鲜活。扩大档案工作覆盖面，加大对“三重”档案、民生档案、国企档案、社区档案的监督、检查和指导力度。加强对档案信息化建设的指导，增强档案查询功能，鼓励有条件的单位档案室争创省级数字档案室，提高基层档案室的档案信息化水平。 

（四）加强队伍建设，提升专业素质水平。通过档案工作人员档案业务和信息化知识培训，培养复合型人才。加大对基层档案工作的创建指导力度，建立档案管理“结对帮扶”新机制，不断提升基层档案管理人员的工作能力和水平。各单位要认真选配档案工作人员，做到档案管理专人负责，并保持人员相对稳定。针对区档案新馆建成使用将出现的人员缺位情况，可以通过购买公共服务方式，解决新建档案馆规范管理问题。 

    （五）做好开发利用，增强档案服务功能。收集整理档案，目的在于开发利用。要采取多种方式、方法，做好、做活档案利用工作，围绕区委中心工作和社会关注的热点难点问题，充分挖掘档案资源的现实和历史价值，真正发挥好档案工作以档存史、以档资政、以档育人、以档惠民的作用。征集整理秦淮特色的文字、图片、影像、实物档案，更好地记录历史、传承文明；汇编领导关注的重要问题材料，为领导决策提供参考；编制各种民生档案专题目录，为老百姓获取涉及自身权益的档案信息提供便利。